De spanning op de arbeidsmarkt neemt steeds verder toe. Bedrijven staan te springen om personeel, maar het aantrekken van nieuwe medewerkers is deze dagen niet eenvoudig. Tegenover elke 100 werkzoekenden staan 133 openstaande vacatures. Een historisch dieptepunt dat een aanzienlijke belemmering vormt voor de bedrijfsvoering, zo geeft bijna de helft van de ondernemers aan in een recent onderzoek van het CBS. Werknemers bevinden zich in een luxepositie waarbij de banen voor het oprapen liggen. Als het al lukt om een vacature te vullen dan is het dus van groot belang dat de nieuwe collega een eerste werkdag heeft waar hij of zij direct enthousiast van wordt. Een perfecte eerste indruk geven is dus van groot belang.
De eerste werkdag
Hoe doe je dat? Eigenlijk is het antwoord op die vraag simpel: geef de medewerker het gevoel dat hij of zij centraal staat. De medewerker moet merken dat de organisatie en de mensen daarbinnen tijd en aandacht aan hem of haar besteden, dat hij of zij alle benodigde middelen ter beschikking heeft en dat de medewerker nergens lang op hoeft te wachten. Je e-mail account? De logingegevens krijg je vóórdat je eerste werkdag begint al toegestuurd. Toegangspas? De receptie weet dat je vandaag begint. Een laptop? Die ligt al op je bureau. Toegang tot de juiste informatie en applicaties? Is al geregeld. Extra hulp nodig? Er staat direct iemand voor je klaar. De nieuwe medewerker krijgt het gevoel alsof alles binnen de organisatie zo is ingericht om hem of haar optimaal te ondersteunen. En dat terwijl dit de organisatie zelf helemaal geen extra werk en tijd hoeft te kosten. Sterker nog: je kunt het onboardingsproces zelfs zo inrichten dat het geven van een perfecte eerste indruk je tijd bespaart.
Een ideaal onboardingsproces
Bij het onboardingsproces zijn meerdere afdelingen betrokken. De IT-afdeling maakt jouw laptop in orde, HR verwerkt jou op de juiste manier in het systeem en de facilitaire afdeling zorgt ervoor dat jij een mooie werkplek tot je beschikking hebt. Dit zijn allemaal afdelingen die van belang zijn bij het onboardingsproces, maar die allemaal vanuit een ander perspectief kijken naar de invulling ervan. Voor een ideale invulling van het onbardingsproces werken deze afdelingen samen en wisselen zij relevante informatie met elkaar uit. De samenwerking tussen de HR- en IT-afdeling zorgt ervoor dat de juiste middelen op het juiste moment beschikbaar worden gemaakt voor de juiste medewerker. Het is belangrijk dat er een brug wordt geslagen tussen HR en IT zodat de nieuwe medewerker vanaf dag één toegang krijgt tot de applicaties, informatie, documenten en diensten die nodig zijn om zijn of haar rol zo efficiënt mogelijk te vervullen.
Zo zorg je voor de perfecte eerste indruk
Provisior slaat deze brug tussen HR en IT. Via connectoren is Provisior naadloos te verbinden met een verscheidenheid aan HR-systemen. Door de synchronisatie met HR-systemen te automatiseren wordt het mogelijk om het proces van het aanmaken – en tevens ook het wijzigen of verwijderen – van gebruikersaccounts te versnellen. Het inrichten en koppelen van werknemersprofielen aan rollen binnen de organisatie is een eenvoudige manier waarop Provisior ervoor zorgt dat u grip krijgt op het autorisatiebeleid binnen uw organisatie. Elke rol biedt namelijk toegang tot applicaties, informatie, documenten en diensten waardoor medewerkers vanaf dag één beschikken over de middelen die zij nodig hebben. De gerealiseerde koppeling en automatiseringsmogelijkheden zorgen ervoor dat de nieuwe medewerker direct aan de slag kan terwijl hier minimaal menselijk handelen aan te pas komt.
Heeft de medewerker toch aanvullende toegangsrechten nodig? Dan kan hij of zij deze zelfstandig met één druk op de knop aanvragen waarna de manager deze aanvraag – via het Provisior platform of de mobiele app – snel, eenvoudig en veilig kan autoriseren. Oftewel, een onboardingsproces waarin koppelingen, automatisering en self service zorgen voor een perfect eerste indruk bij uw nieuwe medewerker terwijl de HR- en IT-afdeling tijd besparen die zij kunnen besteden aan de verdere ondersteuning van deze en andere medewerkers binnen de organisatie.
Rick de Laat
Marketing medewerker